Vanaf 25 mei 2018 geldt er een nieuwe wetgeving ten aanzien van gegevensbescherming van inwoners van Nederland. Uiteraard geldt deze wetgeving ook voor ons als Stichting Familie Van der Kooij(i,y).
De Stichting Familie Van der Kooij(y.i) heeft als doelstelling “genealogisch onderzoek en het onderhouden van contacten met en tussen naamgenoten”.
De Stichting Familie Van der Kooij(y.i) werkt uitsluitend met vrijwilligers en heeft een bestuur dat bestaat uit een voorzitter, een penningmeester, een secretariaat en een bestuurslid die die samen met de voorzitter de redactie vormt. Daarnaast is dit bestuurslid de tweede penningmeester. De Friese tak heeft een eigen bestuurslid.
De statuten en het huishoudelijk reglement zijn op te vragen bij het kantoor van de Stichting.
Website
De website van de Stichting Familie van der Kooij(i,y) dient het volgende:
- De bezoeker informatie te verlenen over de geschiedenis van de diverse takken van naamgenoten.
- Relevante informatie te verlenen over o.a. de samenstelling van het bestuur, over de verschijning van de nieuwe Eendenkooi en over de artikelen in onze winkel.
- De website wordt beheerd door twee webmasters.
- Cookies worden niet door ons geplaatst.
- De gegevens van de bestuursleden zijn met toestemming gepubliceerd.
- Zoveel als mogelijk zullen geen foto’s van levende personen zonder hun toestemming worden gepubliceerd.
Database
- De database wordt gevuld met gegevens (geboorte, huwelijk en overlijden) die wij ontvangen van naamgenoten en/of die openbaar zijn.
- Het doel hiervan is om op termijn een nieuw genealogieënboek te publiceren.
- Naamgenoten kunnen op aanvraag een kwartierstaat ontvangen.
- De betreffende database wordt op twee computers bewaard waarin in totaal drie personen toegang toe hebben.
- De database is niet vrij toegankelijk.
- Gegevens worden niet aan derden verstrekt voor commerciële doeleinden. Gegevens worden niet gedeeld met verwante organisaties.
Eendenkooi
- Zoveel mogelijk zullen voor foto’s van nog levende personen toestemming worden gevraagd.
- Familieberichten worden gepubliceerd indien deze openbaar gemaakt zijn (d.m.v. advertentie) of indien deze aan de Stichting is toegezonden. Adres gegevens worden niet gepubliceerd.
Drukker
- De Stichting Familie van der Kooij(i,y) werkt sinds jaren met dezelfde betrouwbare drukker.
- De drukker draagt ook zorg voor de verzending van het blad naar de donateurs.
- Met de klaargemaakte kopij wordt een nieuwe donateurslijst meegestuurd.
- Met de drukker is overeengekomen dat deze lijst, na verwerking, direct vernietigd wordt.
Donateurs bestand
- De gegevens van de donateurs worden uitsluitend bewaard ten behoeve van de donateursadministratie en zijn maximaal beveiligd.
- Er staan geen persoonlijke gegevens in het donateursbestand anders dan de naam met voorletters en adresgegevens. Deze gegevens met het donateursnummer zijn opgenomen in ons softwareprogramma.
- Degene die een automatische incasso hebben verstrekt zijn in een apart bestand van de penningmeester met het bankrekeningnummer opgenomen.
- Voor het internet bankieren bij de INGB, is dit nodig om de donateursbijdrage jaarlijks automatisch te kunnen incasseren.
- Ook deze gegevens zullen nooit aan derden worden verstrekt en ook niet aan derden ter inzage worden aangeboden.
- In het donateurs bestand zijn de NAW gegevens vastgelegd die nodig zijn voor de verzending van de Eendenkooi, vier maal per jaar, en voor de verzending van de nota’s voor de donateursbijdrage, een maal per jaar.
- De Eendenkooi wordt verstuurd door derden, de verzending van de nota’s wordt door de penningmeester en een bestuurslid gedaan.
- Donateurs die twee jaar achtereenvolgens geen donatie hebben betaald, ondanks aanmaning, worden verwijderd uit het bestand.
- Donateurs die geen prijs meer stellen op het donateurschap van de Stichting kunnen zich per brief of email afmelden. Hun gegevens worden verwijderd uit het bestand.
- Regelmatig wordt de lijst opgeschoond om gegevens van oud-donateurs te verwijderen.
- Dit bestand wordt op twee computers bewaard en wordt beheerd door de penningmeester en een bestuurslid.
Archief
- Het archief is ondergebracht bij een de genealogische vereniging “Ons Voorgeslacht”; is beperkt toegankelijk en alleen in bijzijn van een bestuurslid.
- In dit archief worden documenten (of kopieën daarvan) bewaard, door naamgenoten geschonken foto’s en boeken.
- In het archief van de Gemeente Delft worden oude documenten bewaard die de geschiedenis van de Delflandse tak van de familie van der Kooij betreffen. Deze zijn op aanvraag toegankelijk in het archief of via internet.
- Het archief van de Friese Tak wordt bewaard bij en door het bestuurslid van de Friese Tak. Dit archief is uitsluitend toegankelijk voor het betreffende bestuurslid.